책상에서 종이없는 업무환경 만들기

페이퍼리스 오피스 구현 가이드 - IDG

종이 없는 사무실
종이 없는 사무 공간 =정리정돈
종이 문서들을 전자 문서로 바꿨을 때 가장 큰 혜택은 검색, 백업, 공유, 데이터 이동이 손 쉽다.

핵심은 검색이 가능한 PDF 파일
종이 문서를 비트맵 이미지화 하고, 여기에 검색과 선택이 가능한 문자열을 겹 씌우는 기술을 이용한 형식이다. 스캔한 문서는 원본 종이 문서와 똑같은 모양을 하고 있다.
그러나 워드 프로세서를 이용해 만든 PDF라면 문서와의 대화가 가능하다는데 차이가 있다.
스캔한 이미지를 검색이 가능한 PDF로 바꿔주는 애플리케이션은 무궁 무진하다. 처리 속도가 빠른 스캐너와 이들 소프트 웨어를 이용하기 바란다. 필요 없는 종이 문서들을 재활용 하거나 찢어 버릴 수 있다. 정말 필요한 원본만 보관해두면 된다.

종이 문서를 스캔
1. 유입되는 종이 문서의 수를 줄여야 한다. 종이 우편물의 수부터 줄인다. 그리고 고객이나 벤더들에게 전자 인보이싱이나 지불 방식을 채택해 줄 것을 요청한다. 또 은행 명세서나 각종 공과금 청구서 등을 전자 파일로 받아볼 수 있도록 신청한다.

2. 외부로 나가는 문서의 수 또한 줄여야 한다. 문서를 인쇄하는 습관을 바꾸기 위해서다. 대신 PDF 형식으로 문서를 저장하도록 한다. 그리고 자신이 좋아하는 디지털 장치에 파일들을 복사해 가지고 다니면 된다.

3. OCR을 이용한다. 출장을 갔을 때 명함이나 브로셔, 이런저런 인쇄물을 수집해 가지고 오는 대신, 스마트폰 등에서 이미지를 캡처해 OCR을 수행할 수 있는 iOS 앱을 이용한다. 이런 앱으로는 독스캐너(DocScanner ;1달러)와 프리즈모(Prizmo;10달러) 등을 들 수 있다.

수백 또는 수천 장의 종이 문서를 디지털 문서로 바꾸려고 한다면, 아주 속도가 빠른 스캐너가 필요하다. 사진 스캔에는 평판 스캐너가 좋다.
문서 스캐너를 살필때 가장 중요한 부분은 양면 스캔을 빠르게 할 수 있느냐, 넉넉한 공간의 자동 문서 공급기(ADF)를 갖추고 있느냐, 사용하기 쉬운 OCR 기능이 들어 있는 소프트웨어를 번들로 제공하느냐 등이다.