영문 이메일 처음 쓸 때

From CLIEN+... http://clien.career.co.kr/cs2/bbs/board.php?bo_table=lecture&wr_id=116527

안녕하세요.

 

 

영문 이메일 처음 쓸 때 막막함을 느낄 수 있는데요.

그럴 때 참고할만한 내용을 정리해서 올려봅니다.

혹시 사진이 잘 안 나오면 링크 사이트 (제 블로그) 를 클릭하시면 사진도 볼 수 있습니다.

 

<1> 영문 이메일 처음 쓸 때 참고할 원칙과 형식

 

영문 이메일을 처음 쓸 때 어떻게 써야 할지 막막할 수 있습니다. 영문 이메일 쓸 때 참고할 두 가지 원칙과 세 가지 형식을 소개 합니다.

 

1. 영문 이메일 원칙

 

일반 이메일이든, 비즈니스 이메일이든 아래 두 가지 원칙을 지키면 좋습니다.

 

1) 쉬운 영어로 쓴다. (Use Plain English.)

 

상대방이 영어권 원어민이든, 그렇지 않든 쉬운 영어에 간결한 문장을 사용하는 게 좋습니다. 그래야 혹시나 있을 오해를 줄일 수 있고, 받는 사람이 빨리 읽고 대답을 줄 수 있기 때문입니다.

 

2) 용건을 바로 꺼낸다. (Start with your main point.)

 

특히 영문 비즈니스 이메일에서 중요한 원칙입니다. 우리가 쓰는 메일을 받는 상대방은 항상 바쁠겁니다. 읽기 쉽고, 바로 용건부터 시작하는 메일이 환영받습니다.

 

2. 영문 이메일 형식

 

영문 이메일 쓸 때 아래 세 가지 형식 중 하나에 맞춰 써보십시오. 아래 이메일은 <<Writing & Speaking At Work>> 책에 나온 예문입니다.

 

 

1) 간단한 한 가지 용건인 경우

 

바로 용건을 말한다

 

Janice,

 

I'd like to show up a little early in order to get my computer presentation set up. How about 8:30? Can you meet then?

 

See you Wednesday!

 

Fred

 

2-1) 용건이 둘 이상인 경우 번호 달기

 

어떤 일에 대한 메일인지 한 문장으로 밝히고, 각 용건은 번호를 달아 구분해준다.

 

Janice,

 

I have two thoughts about our meeting with Fred:

 

1. I recommend we invite the president and the entire HR staff. The issue Fred will be covering is going to hit us for sure, maybe not this week but certainly during the next few months.

 

2. We should let Fred know we want his help for the next few weeks at least. Can we get on his calendar right away? Can you arrange the contracting?

 

Thanks!

 

John

 

2-2) 용건이 둘 이상인 경우 소제목 달기

 

어떤 일에 대한 메일인지 한 문장으로 밝히고, 각 용건은 소제목을 달아 구분해준다.

 

Janice,

 

I have two thoughts about our meeting with Fred:

 

Who to invite
I recommend we invite the president and the entire HR staff. The issue Fred will be covering is going to hit us for sure, maybe not this week but certainly during the next few months.

 

Future help from Fred

We should let Fred know we want his help for the next few weeks at least. Can we get on his calendar right away? Can you arrange the contracting?

 

Thanks!

 

John

 

이렇게 문단을 나누고 번호를 매기거나 소제목을 달아서 구분해주면 받는 사람이 한 눈에 보기에도 몇 가지 용건인지 알 수 있습니다. 보다 쉽게 내용을 파악하고, 적절한 대답을 할 수 있게 됩니다.

 

만약 용건별로 내용이 너무 길어지면 표, 그림, 사진, 첨부파일 등을 이용해 텍스트를 줄이는 걸 권합니다. 그래야 메일 내용을 한 눈에 파악하기 쉽습니다.

 

강조하고 싶은 내용이나 수치는 진하게 처리하거나 기울임 설정해서 눈에 잘 띄게 하면 됩니다. 

경고하는 내용은 빨강으로, 긍정적인 알림내용은 파랑으로 바꿔주는 것도 좋습니다.  

 

<2> 영문 이메일 폰트, 시작하는말, 끝맺는말 

 

영문 이메일을 처음 쓸 때는 폰트, 시작하는 말, 끝맺는 말을 어떻게 해야할지도 고민될 수 있습니다. 어떤 게 무난할 지 알아보겠습니다.

 

1. 폰트

 

제일 중요한 건 영어 텍스트는 영어 폰트로, 한국어 텍스트는 한국어 폰트로 지정하는 겁니다. 영문을 '맑은고딕' 같은 한국어 폰트로 지정하는 건 피하는 게 좋습니다. 외국에서 받아볼 때 제대로 나오지 않을 수 있기 때문입니다.

 

그러면 어떤 영어 폰트를 사용하는 게 좋을까요. 영어 폰트는 크게 serif 가 있느냐, serif 가 없느냐 (sans serif) 로 구분됩니다.

 

 

종이에 인쇄할 거라면 본문은 대부분 serif 가 들어간 폰트를 이용합니다. 

serif 가 없는 (sans serif) 폰트는 주로 제목, 소제목, 제품 라벨, 프리젠테이션 자료 등에 이용됩니다.

 

serif 있는 폰트 중 대표적인 게 바로 Times New Roman 입니다.

sans serif 폰트 중 대표적인 걸로는 Arial 이 있습니다.

 

영문 이메일에는 영문 폰트 중 어떤 것이든 취향에 따라 이용하면 됩니다.

영문 이메일 본문에는 Times New Roman 에 크기 12 point 를 쓰거나, Arial 에 크기 10 point 를 쓰면 무난합니다. Tahoma, Verdana, Georgia, Helvetica 등도 자주 이용되는 영문 폰트입니다.

 

 

2. 시작하는 말

 

받는 사람이 John Smith 인 경우 

 

Dear John 혹은

Dear Mr. Smith 라고 쓰는 게 무난합니다.

 

Dear John Smith 처럼 이름과 성을 모두 쓰지는 않습니다.

 

 

그리고 미국에선

Dear John:

 

그 외 문화권에선 

Dear John,

 

이렇게 : 와 , 를 붙이는 게 구분된다고 하고 미국에서 나온 책에도 대개 Dear John: 으로 나옵니다. 그런데 미국에 보내는 비즈니스 이메일에 Dear John, 으로 쓴다고 해서 크게 이상하게 생각되거나 하는 건 아닌 것 같습니다.

 

이름과 성을 모두 쓰지는 않는다. 이 점만 중요하게 생각하시면 될 것 같습니다.

 

처음 보내는 비즈니스 이메일의 경우 

Dear John,

Dear Mr. Smith, 

로 시작하면 무난하고

 

평소 보내는 메일의 경우엔

Hi John,

Hey John, 

John,

식으로도 많이 씁니다.

 

이렇게 일단 시작하고, 상대방이 보내는 걸 보고 따라하면 되겠습니다. 문화권에 따라 차이가 있을 수 있으니까요. 상대방이 Dear Tom: 처럼 : 를 붙이면 그대로 써주고, Dear Tom, 처럼 , 를 붙이면 그대로 써주는 식으로 말입니다.

 

 

3. 끝맺는 말

 

크게 중요하지 않은 것 같습니다.

 

비즈니스 영문 이메일의 경우

 

Regards,

 

Graham Dawson (보내는 사람 이름)

 

혹은

 

Best regards,

 

Graham Dawson

 

식으로 끝맺으면 무난합니다.